Skip to main content
Euroopan komission logo
Suomen-edustusto
Uutisartikkeli26 toukokuu 2021Suomen-edustusto

Euroopan komission Suomen-edustuston vierailukoordinaattori Sari Ulma pitää langat käsissään

Toukokuun lopussa eläkkeelle siirtyvä Sari Ulma on 25-vuotisen EU-uransa aikana toiminut Euroopan komission Suomen-edustuston päällikön assistenttina ja vierailukoordinaattorina sekä hoitanut monia muita tehtäviä edustustossa. Monipuolisella uralla...

Sari kertoo isänsä neuvoneen häntä jo lukioaikoina lukemaan aina lehtien pääkirjoitukset. Hän onkin koko uransa ajan aktiivisesti seurannut, mitä Suomessa ja maailmalla tapahtuu. Ylioppilaskirjoitusten jälkeen Sari suuntasi vuodeksi Pariisiin au pairiksi ja ranskan kieltä opiskelemaan. Suomeen palattuaan hän opiskeli HSO-sihteeriksi Helsingin Sihteeriopistossa (HSO). Hän ei usko siihen, että missään ammatissa opinnot ovat valmiit, kun tutkinto on suoritettu. Niinpä hän jatkoi opiskelua myös työuran aikana esimerkiksi kielikurssien, kansantalouden ja tiedottajan opintojen parissa.

Sarin työura alkoi atk-laitteita maahantuovassa yrityksessä, minkä jälkeen hän työskenteli 15 vuotta Suomen Pankissa pääjohtaja Sirkka Hämäläisen sihteerinä. Sarilla oli kuitenkin edelleen tarve oppia uutta, ja hän haki Euroopan komissiossa avoinna ollutta assistentin paikkaa. Komissioon siirtyminen tuntui helpolta, vaikka hänen oli opeteltava uusia asioita ja työtapoja sekä luotava suhteita niin Brysselissä kuin ympäri maailmaa työskenteleviin uusiin kollegoihin.

”Minulla oli edustustossa 25 vuoden aikana 12 esihenkilöä. Heistä kukin toi mukanaan uusia tapoja hoitaa asioita, mikä sai työni tuntumaan aina uudelta. Kun olin pitkään työskennellyt tehtävässäni, toimin myös ”muistina”, koska tiesin, miten tehtäviä oli edeltäjien kanssa hoidettu”, Sari kuvaa.

Edustuston päällikön assistentin ja vierailukoordinaattorin tehtävien lisäksi hänen vastuullaan oli edustuston asiakirjahallinnon organisointi. Lisäksi hän vastasi sivutoimisesti edustustoon tulleisiin kyselyihin. Sari hoitaa kesätyössä saamiensa oppien ansiosta asioita mielellään puhelimitse, mistä on ollut etua työssä ja verkostoitumisessa. Jos tietoa ei löydy netistä, hän selvittää asioita soittamalla organisaation keskukseen tai tiedotusosastolle. Sari sanookin hymyssä suin tuntevansa muitakin tiedonhakukeinoja kuin Googlen.

”Kerran minulle tuli puhelu Palloliitosta, joka halusi järjestää tiloissamme 100-vuotistilaisuuden. Meillä on tiukat kriteerit sen suhteen, millaisia tilaisuuksia tiloissamme voi järjestää. Olin jo sanomassa ei, kun soittaja mainitsi muutamia itselleni tuntemattomia nimiä, jotka olisivat osallistumassa. Soitin urheilevalle veljelleni, joka totta totisesti kertoi minulle keitä Michel Platini ja Jari Litmanen ovat. Toivotin Palloliiton tervetulleeksi tiloihimme. Saimme heiltä tilaisuudesta muistoksi jalkapallon, jossa on Platinin ja Litmasen nimikirjoitukset”, Sari muistelee.

Vierailukoordinaattori sovittaa palapelin palaset yhteen
Sari on uransa aikana järjestänyt lukuisia edustuston tilaisuuksia, vienyt vierailuryhmiä opintomatkoille Brysseliin sekä koordinoinut runsaat 1 400 komissaarivierailua ja kaikkien komission puheenjohtajien Suomen-vierailut Ursula von der Leyenia lukuun ottamatta. Lisäksi hän on vuosina 1999, 2006 ja 2019 ollut organisoimassa Suomen EU-puheenjohtajakauden alkuun ajoittuneita Euroopan komission tapaamisia Suomen hallituksen kanssa.

Hän kertoo, että tapaamisen järjestäminen saattaa olla hyvinkin helppoa. Vierailun järjestäminen voi toisaalta olla myös parin kuukauden pituinen urakka, jonka aikana asiat ja aikataulut vaihtuvat koko ajan, mikä tarkoittaa esimerkiksi satoihin sähköpostiviesteihin vastaamista. Jokainen vierailuun liittyvä asia pitää selvittää ja tarkistaa aina vierailulla käytettävästä kielestä ja ohjelmasta käytännön järjestelyiden yksityiskohtiin saakka.

Vierailun ohjelma sisältää kaikki kulloisenkin vierailun aiheet ja niihin liittyvät ohjeistukset, keitä vierailija tapaa, missä ja milloin. Ohjelmaa laatiessa on tiedettävä, mitä siihen kuuluu vakiona ja mitä ohjelmaan voi ehdottaa. Vierailevan komissaarin kabinetin kanssa käydään läpi vierailijan toiveita. Hänen toiveensa ohjelmasta voi olla esimerkiksi nuorten tapaaminen puistossa ja lopuksi linnunpöntön kiinnittäminen puuhun. Vierailu voidaan järjestää esimerkiksi jäänmurtajalla, kierrätysruokaravintolassa tai vaikkapa kuskittoman bussin kyydissä.

”Vierailuja valmistellessani olen noudattanut seuraavaa periaatetta: tee niin paljon kuin uskallat, mutta tiedä, milloin menet kysymään neuvoa”, Sari kertoo.

Koko vierailua on katsottava vierailijan silmin: miten matkajärjestelyt sujuvat, kuka on lentokentällä vastassa ja millainen auto vieraalle varataan. Jos lento saapuu yöllä, on hotellissa oltava saatavilla ruokaa ja juomaa myös silloin. Vaikka hotellihuone on varattu ennakkoon, Sari kertoo soittaneensa aina hotelliin vieraan tulopäivänä tarkistaakseen, että kaikki on kunnossa. Yksityiskohtien tarkistamatta jättämisestä voi seurata kiusallisia tai ikäviä tilanteita.

”Jos ei mitään kuulu vierailijan tulomatkan aikana, kaiken pitäisi sujua hyvin. Siitä hetkestä, kun lentokone on laskeutunut, ohjelma rullaa kuten pitää. Useimmiten olen vierailujen aikana toimistolla työpisteelläni, koska vierailujen aikanakin voi ohjelmaan tulla muutoksia. Vierailun järjestäminen on kuin palapeli. Kaikki palat pitää olla mielessä ja vaihtoehdon löydyttävä, jos joku tapaaminen pitääkin muuttaa”, Sari kuvaa.

Vierailujen järjestäminen vaatii joustavuutta, koordinointia ja yhteistyötä

Vierailujen ja tilaisuuksien järjestäminen vaatii Sarin mukaan epävarmuuden sietoa, joustavuutta ja paljon koordinointia. Se on myös tehtävä, jossa saa olla ihmisten kanssa tekemisissä. Vierailu on edustuston yhteinen ponnistus, sillä kaikki edustuston tiimit kuten media, politiikka, logistiikka ja hallinto osallistuvat vierailun järjestelyihin jossain vaiheessa. Vierailuja on valmisteltu yhteistyössä ministeriöiden, järjestöjen ja organisaatioiden kanssa. Lopputulosta katsotaan usein illalla televisiouutisista tai muista medioista.

Sari kertoo nauttivansa viime hetken kiireestä. Erityisen kiireisiä ovat tilanteet, joissa valmistellaan useita vierailuja samaan aikaan. Silloin on Sarin mukaan pidettävä ajatukset siinä, mitä vierailua on kulloinkin järjestelemässä. Kiireisimpiä ovat olleet ajat ennen EU-puheenjohtajakauden alkua, jolloin edustusto avustaa komissaareja ja heidän kabinettejaan sekä komission korkeita virkamiehiä.

Edustusto haluaa olla avuksi myös suomalaisille isännille. Sari kiittääkin EU-puheenjohtajuussihteeristöä, pitkäaikaisia yhteistyötahoja esimerkiksi ministeriöissä sekä vierailukohteita hyvästä yhteistyöstä vierailujen järjestämisessä.

”Kun vierailu tai seminaari oli ohi ja kaikki oli mennyt hyvin, tuntui aina yhtä hyvältä. En kuitenkaan osaa tai halua nostaa yhtä ainutta tapahtumaa yli muiden. Vierailuihin paneutui niin, että jokainen tekeillä oleva vierailu oli juuri sillä hetkellä se tärkein. Erityisiä kohokohtia ovat kuitenkin olleet koko komission Suomen- vierailut ja Eurooppa-päivien tapahtumat. Jos tehdystä työstä on jälkeenpäin tullut kiitosta, olen sen säilyttänyt sydämessäni. Näihin muistoihin varmaan palaan eläkepäivilläni”, Sari kertoo.

”Minulla on ollut nasta duuni ja työkaverit. Olen niin tyytyväinen siihen, mitä kaikkea olen työssäni päässyt näkemään, kokemaan ja oppimaan. Komission ja edustuston tehtävä on sopinut arvomaailmaani. Tavoitteet ovat hyviä. Mielestäni on tärkeää välittää tietoa, ja sitähän edustusto tekee. Voin sanoa, että olen ylpeä työpaikastani. Edustustossa on ollut mahdollisuus saada valtavasti tietoa. Jatkossa, kun tiedonsaantini on median ja netin varassa, toivon olevani valveutunut eläkeläinen. Mutta tiedän mistä kysyä, jos minun tarvitsee saada lisää tietoa”, Sari kiteyttää.

Tiedot

Julkaisupäivä
26 toukokuu 2021
Laatija
Suomen-edustusto